Le monde de l’entreprise évolue aujourd’hui dans un contexte économique très concurrentiel où il est impératif de toujours avoir une longueur d’avance. Bien ancré dans les habitudes des professionnels de la gestion, le prévisionnel d’activités fait office de feuille de route et de document de prévision tout au long de l’exercice d’une activité. Quelle utilité renferme-t-il exactement ?
L’anticipation est le maître-mot de toute gestion prospère. En ce sens, le prévisionnel ou bilan prévisionnel sert d’outil de gestion par excellence. Il n’est pas un simple exercice comptable ou mathématique, traditionnellement réalisée une fois par année. Il s’agit plutôt d’un document financier qui permet d’anticiper l'ensemble des dépenses et recettes liées à l’activité de l’entreprise sur un ou plusieurs exercices. En d’autres mots, il permet de mieux maîtriser les coûts de fonctionnement et de prémunir l’organisation contre une gestion inadéquate de ses ressources. Il doit donc être le reflet fidèle des objectifs à moyen et long terme que s'est fixée l'entreprise : développer de nouveaux produits, augmenter son chiffre d’affaires, prospecter le marché international, embaucher du personnel, etc. De même, lors d’un processus de création de nouvelles activités ou lorsque l'entreprise sollicite un financement bancaire, le budget prévisionnel reste incontournable.
Ce document de pilotage va permettre au dirigeant d’avoir une vue d’ensemble et détaillée sur l’évolution de ses activités, de manière à anticiper les réajustements nécessaires dus à un déséquilibre probable. Ce prévisionnel est aussi un outil de prévention contre les défauts budgétaires. En effet, il permet de déceler à l’avance les manques à gagner probables et d’identifier le niveau d’accroissement potentiel des charges. En conséquence, il est capital de ne faire preuve d’aucun optimisme extrême ou de pessimisme dans l’élaboration de ce document. Parce qu’une une vision faussée de vos recettes dans un sens comme dans l’autre, pourrait fausser également la pertinence des décisions du chefs d’entreprise. Sachez aussi que la modification de toute donnée de votre prévisionnel pourrait avoir des répercussions sur votre activité. Pensez donc à l’établir le plus scrupuleusement possible, et vous y référer aussi souvent que possible.
L’élaboration du prévisionnel d’activités est un passage obligé pour créer votre entreprise ou la développer. Dès lors que la totalité des chiffres sont renseignées, le prévisionnel financier met en exergue de façon précise les besoins en financements et de trésorerie de l’activité, nécessaires pour le lancement et la survie de l’entreprise durant les 3 premières années. De même que le seuil de rentabilité de l’affaire. Le prévisionnel va ainsi fixer les objectifs à atteindre, et servira de référence pour vous assurer qu’après le lancement du projet, l’activité conduite est réellement conforme à l’activité prévue. Mais établir son document prévisionnel n’est pas seulement réservé à la période de création. Lors d’un projet d’expansion, il devient nécessaire de l’établir en tenant compte de l’impact de ce projet. Il permettra de vous assurer que l'entreprise dispose de la trésorerie nécessaire pour faire face à ses engagements financiers, et aux éventuels besoins de renouvellement de ses équipements
Il n'existe pas de présentation obligatoire. Mais il serait mieux d’utiliser un document inspiré du plan comptable avec une disposition similaire à celle des comptes de l’entreprise. Généralement on se sert d’un tableur pour le réaliser. Vous devez d’abord fixer un objectif à atteindre. Il doit transparaître à travers un état détaillé des revenus attendus et des dépenses prévues pour l’exercice en cours, organisés sur une base mensuelle. Cet objectif est-il réaliste ou pas ? Quels sont les moyens à mobiliser pour le réaliser ? Existe-t-il des outils de correction rapide à mettre en œuvre si nécessaire ? En actualisant régulièrement votre budget afin de l’ajuster au fur et à mesure, vous aurez un schéma précis des finances de votre entreprise. Par ailleurs, le budget prévisionnel vous permettra d’adopter une stratégie de management appropriée. En temps de difficultés comme en pleine croissance des activités, ce prévisionnel servira à rallier le dirigeant et les employés sur un objectif commun.
